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Qu’est-ce qu’un reporting ?

Comment définir le reporting ? Le reporting est un outil qui permet de rendre compte périodiquement des indicateurs de performance. Il constitue un système de données vérifiées et vérifiables. Il contient des données réelles qui auront préalablement été récoltées et triées. Autrement dit, le reporting permet de mettre en scène des données récupérées à un instant T et de les présenter de manière claire afin qu’elles puissent être analysées et exploitées par une tierce personne.

À quoi sert un reporting ?

Le reporting a une mauvaise image auprès des cadres, qui doutent souvent de son intérêt et le voient principalement comme une perte de temps. Il reste pourtant indispensable.

Le principal avantage du reporting est la visualisation. Il permet de matérialiser des données et de les rendre compréhensibles de tous afin qu’elles deviennent de bons indicateurs de performance. Vous ne pourrez présenter dans votre rapport une liste brute de résultats, sauf si vous souhaitez perdre votre lecteur !

Selon la personne destinataire du reporting, son utilisation peut être différente :

  • Le manager pourra évaluer les performances de son équipe. Le reporting renforce l’autorité du manager : celui-ci pourra asseoir ses décisions sur des justifications objectives, ce qui, dans la majorité des cas, motivera ses collaborateurs. Lesquels se retrouveront non seulement face à des grilles de contrôle de performance, mais pourront également bénéficier de rémunérations liées à l’exécution d’objectifs. Avec les bons outils, on peut facilement gagner en efficacité et faire du reporting un véritable outil de management.
  • Les membres de l’équipe dirigeante pourront affiner une stratégie. Le reporting permet par exemple de pointer du doigt les difficultés liées à une situation précise, tout en mettant en évidence les risques potentiels pour les mois à venir.
  • Le dirigeant de l’entreprise pourra présenter des statistiques fiables aux actionnaires. Le reporting permet d’acquérir une vue d’ensemble de l’entreprise.

Dans tous les cas, la personne qui prend connaissance du reporting doit à la fois voir et comprendre les données sans traitement supplémentaire, et surtout pouvoir prendre des décisions. Le reporting est un outil d’aide à la prise de décision.

Loin de constituer un moyen de flicage, le reporting assure une protection à qui sait s’en servir.

Quelques exemples de ce que permettent les reportings selon les secteurs d’activité ?

Voici quelques exemples concrets :

Reporting RH

Permet d’analyser les écarts de salaires, de charges, les absences et plannings des équipes, analyser les effectifs (recrutement, turn over, etc.), la répartition de la masse salariale, la pyramide des âges, l’évolution des départs en formation par statut, etc.

Reporting Commercial

Permet de suivre les ventes, de mesurer le nombre de clients et prospects visités, le nombre de propositions commerciales établies, le taux de transformation en commande, l’évolution du chiffre d’affaires, des marges commerciales, connaitre les classements par produit, par client, par région etc.

Décisionnel Financier

Permet de suivre de près la trésorerie, d’analyser les écarts entre le réalisé et le budgété, de disposer de tableaux de synthèse pour la comptabilité, les achats, les ventes et les stocks, calculer les soldes intermédiaires de gestion en temps réel etc.

Quelles sont les limites de ces outils ?

L’une des difficultés principale est que les données sont souvent éparpillées sur différents logiciels, différents fichiers. Les logiciels de BI ou reporting sont LA solution, car ils permettent d’agréger les différentes informations de l’entreprise dans un entrepôt de données et mettent à disposition des outils pour interroger ces données…. Business Objects, Hyperion, Cognos… pour ne citer que les plus connus.

Ces outils sont jugés complexes et demandent beaucoup de moyen de mise en œuvre par les managers qui sont censés les utiliser.

Au final, ils se tournent vers l’alternative qu’ils connaissent… Excel ! Car Excel est une finalité.

Pour beaucoup, Excel est l’outil magique.

C’est un outil peu onéreux, puissant et universel, idéal pour créer des tableaux, des graphiques et appuyer des présentations PowerPoint ou PDF. De plus, il peut se plugger à des outils de BI.

Je l’affirme : « Qu’on l’admette ou non, malgré tous les outils de Business Intelligence les plus esthétiques du monde, plus de 90% des tableaux de bord finissent dans Excel. »

Toutefois, il faut bien l’admettre, Excel comporte aussi des désavantages :

1. Il n’y a aucune sécurité des données. «Dans de nombreuses sociétés, les salariés s’envoient des fichiers Excel avec l’intégralité du fichier client, soit leur fonds de commerce. La faille est Majeure. ».

2. La taille des fichiers. Trop de données injectées et le fichier Excel est trop volumineux pour être envoyé par email et plante régulièrement sur le réseau de l’entreprise.

3 .Excel est très chronophage, car il est manuel.

4. Les erreurs de saisie ou de formule. « Les fournisseurs de tableur annonce 1 erreur par feuille Excel ». Nous estimons que 35% des tableaux de bords sont erronés.

5. Pas de travail collaboratif, aucune synergie des besoins : bien souvent chaque service crée sa propre « usine à gaz » produire le même reporting final !

6. Pas de mobilité, pas d’alertes…

Adoptez des solutions de Business Intelligence intuitives

Depuis de nombreuses années, l’optimisation de la gestion de la performance est la priorité absolue de la direction financière.

En tant que véritable partenaire commercial de tous les décideurs, l’équipe financière doit fournir des informations de gestion pertinentes de haute qualité dans des délais de plus en plus courts.

Un système de reporting efficace, avec des données vérifiées et vérifiables est un véritable juge de paix : fini les conflits interservices comme quand la direction commerciale et le DAF contestaient des chiffres calculés de chaque côté avec des méthodes différentes. Faire accepter un reporting commun, c’est mettre tout le monde d’accord. En cela le reporting renforce l’autorité du chef d’entreprise, puisqu’il lui permet de justifier ses décisions de gestion de manière très objective.

La digitalisation des reportings de gestion est plus que jamais une condition préalable à la gestion stratégique d’une organisation, et une condition préalable à une bonne collaboration entre les opérations et la finance. Dans ce cas,

L’équipe CCOFIT vous accompagne dans le déploiement d’outils  d’analyse et de business intelligence à l’instar d’Excel, Power BI, etc.

Focus POWER BI

Habituellement, les structures utilisaient Excel pour produire leurs reportings, en complément des systèmes d’informations en place. Face aux manques de fonctions collaboratives et aux absences de connections avec les systèmes d’information, Microsoft a développé PowerBI, un logiciel puissant d’analyse et de visualisation de données aux multiples avantages :

  • Automatisation et sécurisation de vos reportings
  • Création de tableaux de bord et des rapports visuellement immersifs et interactifs
  • Aide au pilotage de l’entreprise
  • Diffusion et partage de l’information au travers d’espaces de travail personnels et collaboratifs, entre des utilisateurs internes et internes/externes.

CCOFIT a pris acte de l’ensemble de ces différents constats :

Les tableaux d’analyse conçues par CCOFIT sont réalisés par des experts BI (d’excel, powerBi, Business Object,etc) Simples à utiliser, données sécurisées les tableaux d’analyses CCOFIT offrent avant tout une très grande autonomie à l’utilisateur final. Ces outils permettent aux manageurs opérationnels et dirigeants une prise de décision rapide

Le process CCOFIT

– Vous définissez vos axes d’analyse

– Vous fournissez les données

– Nous nous occupons du reste !!

Nos outils d’aide à la décision, souples, agiles répondent à des besoins de court terme et moyen terme, tout en assurant la continuité des tableaux de bords existants.

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