STOP!!!!! Les fraudes internes en entreprise

Aucune @entreprise n’est à l’abri du risque de fraude interne, quelle que soit sa taille, son activité ou sa localisation géographique

La #fraude est un sujet qui touche toutes les entreprises, sans exception. la fraude financière est largement répandue sous ses principales facettes : les détournements d’actifs, la corruption et l’établissement d’états financiers frauduleux, c’est-à-dire la manipulation des comptes communiqués aux tiers.  Il semble que les grandes entreprises soient plus affectées que les petites, mais c’est peut-être parce qu’elles disposent de moyens de détection bien supérieurs.

Les #PME au #Cameroun sont moins soucieuses du risque de fraude : ce n’est pas leur priorité, elles sont avant tout concentrées sur leur activité et la croissance de leur chiffre d’affaires cependant cela constitue un gros risque et la cause de plusieurs faillites.

Nous nous focaliserons sur les fraudes réalisées en interne par les employés.

I- Qu’est- ce que la fraude ?

Le terme « fraude » est difficile à définir car il recouvre une multitude de notions et d’idées reçues. Ainsi, on pense souvent aux fraudes fiscales, électorales, aux assurances ou encore à la fraude au consommateur, autant d’affaires qui sont largement médiatisées. Ce sont d’autres fraudes, pourtant tout aussi coûteuses pour la société, qui nous intéresseront dans cet ouvrage, les fraudes dont sont victimes les entreprises en interne, du fait de leurs employés ou de leurs dirigeants.

Précisons dès à présent ce qu’est une fraude.

Si l’on se reporte à la définition donnée par le dictionnaire, la fraude est « un acte accompli dans l’illégalité, consistant à tromper délibérément, à soutirer de l’argent contre la volonté de quelqu’un ou à falsifier intentionnellement un document, et portant atteinte aux droits ou aux intérêts d’autrui ». On retiendra ici l’importance du caractère délibéré ainsi que la notion de tromperie. Appliquée aux entreprises, il s’agit plus précisément des fraudes s’exerçant dans le cadre professionnel.

La fraude doit être distinguée de l’erreur :

• L’erreur désigne une inexactitude involontaire dans les comptes, y compris l’omission d’un chiffre ou d’une information ;

• la fraude désigne un acte intentionnel commis par un ou plusieurs dirigeants, personnes constituant le gouvernement d’entreprise, employés ou tiers, impliquant des manœuvres dolosives dans l’objectif d’obtenir un avantage indu ou illégal.

Une fraude comprend donc trois éléments principaux :

• Un élément intentionnel, ce qui la distingue de l’erreur ;
• Une volonté de dissimulation ;
• Un mode opératoire.

II- Vulnérabilité des PME

Les PMEs subissent en permanence des fraudes. Cela est principalement dû à la concentration des fonctions sur quelques personnes en raison d’un faible effectif, des moyens limités ou du manque de ressources compétentes ; dans certaines structures  une  seule personne gère la comptabilité et l’administratif. Cette situation est très dangereuse mais les entreprises continuent de chercher des profils aux multiples casquettes.

Souvent l’argument de la confiance est évoqué, mais il s’avère souvent être de l’inconscience. Cette situation  est très risquée car  les PME’s ne disposent pas toujours de procédures , d’auditeurs ou de système d’information permettant la traçabilité des opérations.

III- Quelques schémas de fraude

Toute entreprise, quel que soit son secteur et sa taille fonctionne généralement les  processus :

• Achat- fournisseurs
• Vente-clients
• Caisse trésorerie
• Immobilisations et stocks
• Paye

1- Les achats

C’est l’un des processus le plus exposé à la fraude car l’essentiels des mouvements d’argent y est concentré. Dans ce processus nous pouvons citer 5 schémas principaux.

a- Le fournisseur fictif

Il s’agit de créer un fournisseur fictif et utiliser son compte pour faire établir un règlement par l’entreprise puis on détourne le payement. La fausse facture figure parmi les grands classiques de la fraude en entreprise. Sa mise en œuvre est toutefois relativement difficile dans le cadre d’une organisation disposant d’un contrôle interne efficace.

Ce processus nécessite 3 étapes

La création d’un fournisseur fictif

Création de la facture fictive

Détournement du payement

b- Double payement

Cette fraude consiste à détourner un règlement établi régulièrement à un fournisseur réel mais pour une facture déjà réglée. En effet , l’employé ne peut pas détourner directement le payement d’une facture  sans que le fournisseur ne réagisse. Le fraudeur pousse l’entreprise à payer deux fois la même facture sur la base d’une copie par exemple. Il réclame le payement au fournisseurs sur prétextant une erreur par exemple puis le fraudeur intercepte le payement. Via le deuxième cheque le fournisseur est payé.

c- L’ achat injustifié

Dans ce cas le fraudeur réalise ou fait réaliser des achats pour son bénéfice personnel  soit en falsifiant la facture pour modifier le nom et faire payer l’entreprise soit en changeant l’adresse de livraison avec un livreur complice.

d- falsification des moyens de payement

Les chèques : un plusieurs chèques vierges peuvent être volés et utilisé au bénéfice du fraudeur. L’imitation de la signature n’est pas un problème  , de plus dans certaines entreprises on retrouve les cachets de signatures dans les tiroirs des secrétaires , ce qui est très risqué.

Les virements : le fraudeur collecte des informations sur les liens de l’entreprise avec des fournisseurs, puis envoie un email de mise à jour de coordonnées bancaires, en se faisant passer par le fournisseur officiel de l’entreprise. Celle-ci pense traiter avec la personne habituelle et effectue les paiements vers le compte de l’escroc au lieu de régler son fournisseur

2- Les ventes

Détournements de chèques : un fraudeur obtient un chèque régulier et le modifie pour parvenir à ses fins (en changeant le bénéficiaire du chèque de banque par exemple).

Détournement du client : le fraudeur va traiter avec le client en utilisant sa position dans l’entreprise  et il va conserver le payement pour son propre compte. C’est plus fréquents dans les sociétés de services.

La sous-facturation : ce mode de fraude donne la possibilité à un complice d’acheter à un prix inférieur. Le fraudeur facture en indiquant les fausses références ou en accordant une remise.

Surfacturation : consiste à procéder à des surfacturations par des sociétés complices, voire constituées pour l’opération. Ou encore les clients sont surtaxés à leur insu et la différence est conservée par  le fraudeur.

3- Trésorerie et caisse

Dans ce processus le fraudeur s’attaque directement au compte bancaire ou à la caisse.

a- Caisse

Ventes sur site ou hors site: le fraudeur va soit ne pas enregistrer les ventes dans le cahier de vente ou le logiciel et mettre l’argent dans ses poches soit il va sous évaluer les ventes de la journées  en diminuant le prix unitaires ou le nombre. Si le client fait une remarque il prétextera une erreur.

Les erreurs de caisse : le caissier encaisse normalement les ventes mais enregistre des annulations fictives , ce qui lui permet de justifier une sortie de caisse. Un responsable peut facilement ponctionner les caisses d’un montant fixe  chaque soir.

Les retours : quand il y a retour de marchandises le vendeur récupère le produit puis rembourse ou fait prendre un autre produit. Dans les deux cas l’opération financière est enregistrée mais le vendeur peut conserver le produit.  L’ écart ne se verra pas en caisse mais dans les stocks.

b- Fraudes sur dépôts

logiquement le détournement de la recette d’un magasin est difficile à réaliser sauf si deux conditions sont réunies :

• L’absence de séparation des fonctions : si une seule personne compte les recettes, les dépose et fait les rapprochements
• Absence ou mauvais rapprochements bancaires par un autre service

4-Les stocks

Selon la nature de l’activité les stocks sont plus ou moins la cible des fraudeurs. Il est plus facile de revendre un matériel vidéo que des matières premières industrielles. Il ya plusieurs tactiques : l’employé qui vide les poubelles peut dissimuler des objets. Ou encore les retours en magasin peuvent être détournés par le vendeur.

5-La paye

Les possibilités de fraudes sont limitées dans ce processus  car elle ne peuvent être commises que par des personnes  ayant accès à ces données, en plus cela est possible que  dans des entreprise de grande taille.

a- Salaires fictifs

Les détournements peuvent se justifier par le versement de salaires fictifs à des personnes ne travaillant pas réellement au sein de la société. Cette méthode peut être le fait soit des dirigeants, soit des responsables des services de paies ou des ressources humaines qui contrôlent les procédures de recrutement, d’inscription dans les registres du personnel et de règlement des salaires.

b- Les remboursements de notes de frais

Les remboursements de notes de frais sont fréquemment utilisés par les fraudeurs dans la mesure où ces opérations font partie, avec les paiements de salaires, des seuls flux de trésorerie habituels depuis le compte bancaire de l’entreprise vers celui du salarié ou du dirigeant. Avec les notes de frais, le fraudeur n’a pas besoin de créer de compte fictif pour justifier d’un paiement à son bénéfice.

IV- Quelles méthodes de prévention?

Il faut d’abord procéder à une évaluation des #risques de fraude dans la structure. C’est un processus qui consiste à cartographier les risques propres à l’entreprise, en considérant son environnement interne et externe, et à lister en parallèle les mesures anti-fraudes mises en place en interne.

On peut alors décider d’accepter du risque, en particulier si sa prévention se révèle plus coûteuse que la perte potentielle.

On peut aussi adopter une stratégie d’évitement, en supprimant par exemple un produit ou une activité qui présente un fort risque de fraude.

D’autre part, il est possible d’avoir une politique de réduction de la fraude en multipliant les mesures préventives. Parmi elles, la vérification des antécédents du personnel à l’embauche, la mise en place de programmes anti-fraude et la communication continue sur ce programme, en interne.

Il faut aussi s’assurer que l’on a une bonne #gestion de la #performance et de la rémunération du personnel : si l’entreprise pratique des salaires sous-évalués par rapport au marché, elle donne des motivations aux fraudeurs potentiels.

Par ailleurs, il faut analyser les relations avec ses propres partenaires d’affaires (fournisseurs, clients, etc.) afin d’identifier tout problème de nature à favoriser une fraude : difficultés financières, intégrité, réputation… Il vaut mieux, là aussi, travailler avec des personnes de confiance.

Enfin, il existe des procédures simples, comme la mise en place d’échelons de validations multiples (par exemple pour la validation des virements), la séparation des tâches, de contrôles aléatoires, la traçabilité des opérations et d’indicateurs qui mettent en évidence les montants suspects  le plus souvent via des #tableaux de bord ou logiciels.

Le cabinet #CCOFIT vous accompagne dans la mise en place de processus ou logiciel de gestion vous permettant de limiter les fraudes financières.